Personalakte: Bedeutung und Inhalt

 

Die rumänische Gesetzgebung schreibt den Arbeitgebern vor, bestimmte interne personalbezogene Dokumente zu erstellen, diese zu behalten, sie zu
aktualisieren und somit für jeden einzelnen Mitarbeiter eine Personalakte zu führen.
Dazu werden aber zusätzliche Dokumente und Register des Personalwesens hinzugezählt. Wie üblich ist die Suche durch die komplexen Gesetzestexte keine leichte Aufgabe. Das Arbeitsrecht alleine, Gesetz 53/2003, regelt nicht alle verpflichtenden internen Dokumente. Dafür müssen komplementäre Gesetzestexte, wie zum Beispiel die Regierungsverordnung HG 500/2011 betreffend das Generalregister der Arbeitnehmer oder jegliche Beschlüsse aufgeschlagen werden.

 

Die Personalakte ist neben anderen Dokumenten, wie zum Beispiel die interne Geschäftsordnung oder das elektronische Generalregister der Arbeitnehmer, laut Art. 8 der Regierungsverordnung HG 500/2011, verpflichtend. Die Ablehnung, den Arbeitsinspektoren die Personalakte zur Verfügung zu stellen, gilt als Gesetzesverstoß und wird mit 5000 Lei bis 8000 Lei bestraft. Das Aktenheft umfasst alle juristischen Akten und Dokumente, welche die berufliche Tätigkeit des Arbeitnehmers ab Beginn der rechtmäßigen Arbeitsbeziehung mit dem Unternehmen und bis zur gesetzmäßigen Beendigung widerspiegeln.

 

Mittels dieser Verpflichtung visiert der Gesetzgeber die Umsetzung in Druckform der im Generalregister der Arbeitnehmer befindlichen elektronischen Daten an. Somit wirkt die Personalakte als ein Beweismittel, beziehungsweise als eine Detaillierung der Eingaben im Register, sodass die Rechtmäßigkeit und die Richtigkeit der an die Arbeitsinspektion mitgeteilten Informationen bewiesen werden. Die Personalakte stellt zusätzlich eine wichtige Informationsquelle dar und konkretisiert nicht nur die Informationen im elektronischen Generalregister, sondern fasst den beruflichen Werdegang der Mitarbeiter im Unternehmen zusammen. Somit ist das Aktenheft nicht nur für die Behörde von Bedeutung. Es durchleuchtet die Humanressourcen im Unternehmen und dient auch den Arbeitgebern beispielsweise im Falle von Personalbewertungen, Personaleinstellung oder –freisetzung.

 

Die Bestimmungen der internen Geschäftsordnung widerspiegeln sich ebenfalls in der Personalakte. Die Unterlagen im Aktenheft müssen die Anwendung der in der Geschäftsordnung erläuterten Verfahren auf Niveau jedes einzelnen Mitarbeiters beweisen können.
Obwohl der Inhalt der Personalakte von Mitarbeiter zu Mitarbeiter, je nach Funktion, Unternehmen, vertraglichen Bestimmungen und anderen Gegebenheiten unterschiedlich gestaltet werden muss und die Gesetzgebung deren Inhalt nur grob regelt, kann man die meist benötigten Unterlagen für die Personalakte, die zu Grunde eines rechtmäßigen Arbeitsverhältnisses stehen, identifizieren.
 

Inhalt der Personalakte – gemäß Art. 8, Regierungsverordnung HG 500/2011 

 

Laut Gesetz muss das Aktenheft jedes einzelnen Mitarbeiters mindestens folgende Dokumente beinhalten:
• Unterlagen, die für die Einstellung notwendig sind;
• Arbeitsvertrag;
• Nachträge und sämtliche Urkunden betreffend Änderung, vorübergehende Aussetzung und Beendigung des Arbeitsvertrages;
• Urkunden und sämtliche Zertifikate, welche die Weiterbildung nachweisen;
• Jegliche Unterlagen, welche die Richtigkeit und die Rechtmäßigkeit der Informationen im Generalregister der Arbeitnehmer widerspiegeln.
Zu beachten ist somit, dass der Inhalt der Personalakte vom Gesetzgeber oberflächlich und zugleich umfangreich definiert wurde.

 

Inhalt der Personalakte – gemäß Erfahrung

 

Die Personalakte jedes einzelnen Mitarbeiters sollte zwecks effizienter und effektiver Verwaltung der Humanressourcen sämtliche Dokumente und
Informationen beinhalten, welche die Richtigkeit und die Rechtmäßigkeit des Arbeitsverhältnisses beweisen.
Somit ist festzustellen, dass zu den vom Gesetzgeber aufgezählten Kategorien zahlreiche Erklärungen, Unterlagen und Informationen dazugehören.
Alleine für die Einstellung werden zum Beispiel Dokumente wie der Arbeitsvertrag, die Stellenbeschreibung, die Offerte des Arbeitgebers für die Einstellung und der Einstellungsantrag des Arbeitnehmers benötigt. Bei der Einstellung werden alle Dokumente benötigt, welche sämtliche Aspekte des Arbeitsverhältnisses klären. Diese reichen von der Bankverbindung für die Überweisung des Gehalts bis hin zu den medizinischen Arbeitsfähigkeitsbescheinigungen.

 

Nachträglich werden im Laufe der Zeit sämtliche Belege hinzugefügt, sodass die Personalakte auf den aktuellsten Stand gebracht wird. Zu diesen zählen
beispielsweise Urlaubsanträge und die entsprechenden Genehmigungen, sämtliche schriftliche Anträge des Arbeitnehmers, vom Mitarbeiter unterschriebene Beschlüsse, diejenigen Dokumente betreffend die Änderung, die Aussetzung und die Beendigung der Arbeitsverträge.

 

Je nach Fall, müssen spezifische Unterlagen bzw. Informationen in das Aktenheft, um dessen Vollständigkeit und Richtigkeit zu sichern. Fazit Fakt ist, dass zu der Personalakte alle Dokumente zählen, die für das laufende Arbeitsverhältnis von Bedeutung sind und einschließlich die Meldungen in das Generalregister nachweisen. Dieses Aktenheft darf jedoch kein Sammelalbum werden. Informationen zur Privatsphäre sind ebenfalls ausgeschlossen
und somit wird die Trennung zwischen den notwendigen Unterlagen für ein rechtmäßiges Arbeitsverhältnis und den persönlichen, nicht berufsbezogenen Informationen des Arbeitnehmers oft schwierig.

 

Die Personalakte stellt somit nicht nur die primäre Informationsquelle zu den Humanressourcen der Gesellschaft dar, deren Nichtvorhandensein kann auch zu bedeutenden Geldstrafen führen.
 

Erschienen in die Allgemeneine Deutsche Zeitung für Rumänien, 13. September 1012

 

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