Die Änderung des Firmensitzes

 

Wenn Unternehmen ihren Firmensitz ändern hat das zahlreiche Konsequenzen, die sich auf verschiedene Tätigkeitsbereiche auswirken. Mit den anfänglichen rechtlichen Prozeduren ist das Thema nicht völlig erledigt. Dazu kommen steuerliche, arbeitsrechtliche, handelsrechtliche u. a. Implikationen hinzu.


Die rechtlichen Aspekte reichen von dem Beschluss der Hauptversammlung der Gesellschafter, oder des alleinigen Gesellschafters, der Änderung der Satzung bis hin zu der Eintragung der Änderung ins Handelsregister. Zusätzliche Dokumente müssen erstellt, Erklärungen abgegeben und andere Maßnahmen in die Wege geleitet werden.


Wer muss aber über den Firmensitzwechsel alles verständigt werden?


Es gibt selbstverständlich keine allgemein anwendbare Antwort darauf. Je nach Unternehmenstätigkeit, nach der Gesellschaftsform, den Unternehmenspartnern, den Geschäftstätigkeiten u.a. bestehen für ein Unternehmen gewisse Verpflichtungen, welche auch mit dem Unternehmenssitz verknüpft sein könnten. Abschnitte aus einzelnen Gesetzestexten finden in dieser Situation Anwendung.


Aus steuerlicher und buchhalterischer Sicht muss, wenn nötig, erstens der steuerliche Firmensitz geändert werden. Dieser muss nicht unbedingt mit dem Unternehmenssitz übereinstimmen, in den meisten Fällen decken sich die beiden aber. Dafür werden gewisse Dokumente benötigt, darunter auch Nachweise, dass die Gesellschaft über den bestimmten Raum verfügt oder ihn besitzt. Das Zertifikat für die Registrierung zu Umsatzsteuerzwecken in Rumänien wird somit auch angepasst werden müssen.
Dabei wird das ehemalige Zertifikat mit einem neuen ersetzt. Die steuerlichen Maßnahmen, welche eingeleitet werden müssen, beschränken sich nicht nur auf die obigen zwei Punkte, sondern umfassen mehrere Verpflichtungen.


Für die Erledigung aller diesbezüglichen steuerlichen Angelegenheiten müssen selbstverständlich gewisse, in Gesetzestexten vorgesehene Termine, eingehalten werden und bestimmte Unterlagen und Erklärungen eingereicht werden. Auch wenn diese Verfahren eigentlich gesetzlich definiert sind, bestehen Unterschiede zwischen einzelnen Behörden, die unter Umständen zusätzliche Unterlagen beantragen können.


Die Konsequenzen der Firmensitzänderung wirken sich auch auf den Bereich des Arbeitsrechts aus. Nachträge zu den einzelnen Arbeitsverträgen müssen erstellt werden, denn nicht nur die Identität der Vertragsparteien, sondern auch der Arbeitsplatz der Mitarbeiter kann sich ändern. Die Arbeitsaufsichtsbehörde muss beispielsweise über diese Änderung auch benachrichtigt werden und das geschieht nicht – wie bei der üblichen Anmeldung einer Arbeitsvertragsänderung – online, sondern erfordert gemäß Erfahrung einen Gang zu der Arbeitsbehörde. Eine Erklärung betreffend die Betriebsunfallversicherung ist auch erforderlich, da sich die Identität des Arbeitgebers geändert hat. Dementsprechend muss auch das spezialisierte Unternehmen im Bereich Arbeitsschutz darüber informiert werden. Im Falle der Arbeitsplatzänderung der Mitarbeiter ändert sich auch der Arbeitsweg, was Auswirkungen auf potenzielle Arbeitsunfälle haben könnte.


Zu bemerken ist somit, dass sämtliche Dokumente in denen der Firmensitz angegeben wurde, nun Maßnahmen erfordern, um diese Daten zu aktualisieren.


Nicht wegzudenken sind sämtliche Unterlagen, Belege, Webseiten, Verträge in denen die Kontaktdaten, einschließlich des Firmensitzes vorgesehen sind. Die Unternehmenspartner müssen benachrichtigt und die mit ihnen abgeschlossenen Verträge müssen entsprechend angepasst werden. Dazu kommen sämtliche Dokumente hinzu, die über den steuerlichen Rahmen hinausreichen, auf welche die Firmensitzänderung Einfluss haben könnte.


Somit verknüpfen sich bei der Firmensitzänderung rechtliche, steuerliche und sonstige Aspekte, welche die zukünftige Unternehmenstätigkeit beeinflussen.
Es besteht keine generell anwendbare Lösung; jedes Unternehmen ist einzigartig und hat entsprechende Bedürfnisse, welche auch spezifische Verpflichtungen generieren.
Gesellschaften müssen somit als integrierte Systeme betrachtet werden, damit komplette Lösungen gefunden werden können.
 

Erschienen in der Allgemeneinen Deutschen Zeitung für Rumänien, 22. August 2013